Asistente de oficina - Correo y registros

Javaheri & Yahoudai, una Corporación de Derecho Profesional (J&Y Law), un bufete de abogados de lesiones personales de primer nivel, está buscando un Asistente de Oficina confiable y orientado a los detalles: Empleado de Correo y Registros para administrar el correo entrante y saliente, ayudar con la documentación relacionada con el caso y brindar apoyo general de oficina. Esta función es esencial para mantener un flujo de documentos oportuno y ayudar a garantizar que nuestro equipo legal tenga registros precisos y organizados.
Responsabilidades clave:
 
 

Sala de correo y manejo de documentos
 
 

· Clasifique, escanee, etiquete y distribuya todo el correo físico y electrónico entrante
 
 

· Prepare y envíe la correspondencia saliente a través de USPS, FedEx y servicios de mensajería
 
 

· Rastree y registre el correo recibido y garantice el enrutamiento rápido al personal o departamento correcto
 
 

· Escanee y cargue documentos legales y médicos en el sistema de gestión de casos (Litify)
 
 

· Mantener sistemas de archivo digitales y físicos organizados para el correo y los registros relacionados con casos
 
 

Apoyo administrativo y de oficina
 
 

· Entregue documentos entre departamentos, abogados o ubicaciones externas según sea necesario
 
 

· Ayudar en la recopilación y preparación de expedientes de casos para revisión interna o procedimientos legales
 
 

· Realizar fotocopias, etiquetas y archivos de documentos con estricta atención al detalle
 
 

· Apoyar al equipo de registros con la recuperación y la gestión de archivos
 
 

· Mantener la limpieza y organización de la sala de correo y las áreas de suministros
 
 

Logística de oficina
 
 

· Supervise los suministros de correo y alerte al supervisor cuando se necesiten nuevos pedidos (por ejemplo, sobres, etiquetas)
 
 

· Asegúrese de que el equipo de correo (máquinas de correo, escáneres) funcione e informe las necesidades de mantenimiento.
 
 

· Ayudar con los mandados y tareas básicas de la oficina según lo solicite el liderazgo administrativo
 
 

Calificaciones:
 
 

· Preferiblemente experiencia previa como empleado de correo o en un puesto de apoyo de oficina administrativa
 
 

· Familiaridad con el escaneo, el etiquetado y las convenciones de nomenclatura de archivos en un consultorio legal o médico
 
 

· Conocimientos básicos de Microsoft Outlook, Word y software de escaneo
 
 

· Sólidas habilidades organizativas y de gestión del tiempo
 
 

· Capacidad para levantar cajas o contenedores de correo (hasta 25 libras) y permanecer de pie durante períodos prolongados
 
 

· Debe ser confiable, puntual y centrado en los detalles.
 
 

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Competencias básicas:
 
 

· Precisión y atención al detalle en tareas repetitivas
 
 

· Profesionalidad y discreción en el manejo de documentos legales sensibles
 
 

· Fiabilidad y capacidad para seguir adelante con las listas de tareas diarias
 
 

· Disposición para apoyar un entorno de equipo colaborativo
 
 
 

Compensación y beneficios:
 
 

· Salario por hora competitivo basado en la experiencia
 
 

· Beneficios de salud pagados por el empleador
 
 

· Tiempo libre remunerado, licencia por enfermedad y días festivos observados
 
 

· Cultura de equipo de apoyo con potencial de crecimiento interno